Dua PDF sama-sama menampilkan guratan tanda tangan. Pada berkas pertama, seseorang menempelkan hasil pindai dari kertas. Pada berkas kedua, tampilan itu menyertai proses penandatanganan elektronik dengan informasi yang dapat diperiksa. Dari halaman yang dicetak, perbedaannya mungkin sulit terlihat.
Persoalan muncul ketika salah satu pihak menyangkal pernah menyetujui dokumen atau menyatakan isinya berubah. Bentuk guratan saja tidak menjawab siapa yang melakukan tindakan tersebut, apa yang disetujui, dan versi berkas mana yang menjadi acuannya.
Perbedaan tanda tangan elektronik dan gambar tanda tangan karena itu perlu dipahami melalui prosesnya. Pembahasan ini menggunakan kerangka hukum Indonesia dan berfokus pada penandatanganan, sementara hubungan dengan kesepakatan serta catatan transaksi dibahas dalam kerangka transaksi digital di Indonesia.
Gambar memperlihatkan bentuk, proses menjelaskan tindakan
Gambar tanda tangan adalah representasi visual, misalnya hasil pemindaian, foto yang dipotong, atau gambar guratan yang ditempelkan ke dokumen. Keberadaan gambar menunjukkan bahwa sebuah bentuk visual tercantum pada berkas. Untuk menghubungkannya dengan persetujuan seseorang, masih diperlukan konteks mengenai asal dan penggunaannya.
UU ITE mendefinisikan tanda tangan elektronik melalui informasi elektronik yang terkait dengan informasi elektronik lain dan digunakan untuk verifikasi serta autentikasi. Definisi tersebut tidak membatasi tanda tangan pada bentuk guratan yang menyerupai tulisan tangan.
Karena itu, gambar dan tanda tangan elektronik bukan dua kotak yang selalu terpisah. Gambar dapat menjadi bagian dari suatu proses penandatanganan elektronik. Namun, keberadaan gambar saja belum menunjukkan bagaimana proses tersebut memenuhi persyaratan hukum.
| Aspek yang dibandingkan | Gambar yang ditempelkan saja | Proses penandatanganan yang dapat ditelusuri |
|---|---|---|
| Tampilan | Memperlihatkan bentuk tanda tangan | Dapat disertai gambar atau tampilan lain |
| Identitas | Perlu dijelaskan siapa yang memasukkan gambar | Perlu ditelusuri cara identitas penandatangan diperiksa |
| Persetujuan | Perlu konteks penggunaan gambar | Perlu diketahui tindakan yang menyatakan persetujuan |
| Versi dokumen | Gambar sendiri tidak menjelaskan riwayat isi | Perlu diperiksa kaitan tindakan dengan versi tertentu |
| Perubahan | Perlu pemeriksaan berkas dan catatan pendukung | Perlu diketahui mekanisme pendeteksian perubahan |
Tabel ini adalah kerangka perbandingan. Kolom proses tidak menyatakan bahwa setiap aplikasi otomatis menyediakan seluruh kemampuan tersebut.
Syarat hukum menyangkut identitas, kendali, dan perubahan
Pasal 11 ayat (1) UU ITE mengaitkan kekuatan serta akibat hukum tanda tangan elektronik dengan enam persyaratan. Secara ringkas, persyaratan itu mencakup:
- data pembuatannya terkait hanya dengan penandatangan;
- data tersebut berada dalam kuasa penandatangan ketika penandatanganan berlangsung;
- perubahan pada tanda tangan setelah penandatanganan dapat diketahui;
- perubahan pada informasi terkait setelah penandatanganan dapat diketahui;
- tersedia cara mengidentifikasi penandatangan; dan
- tersedia cara menunjukkan persetujuannya terhadap informasi terkait.
Rujukannya adalah UU 11/2008, Pasal 11, yang perlu dibaca bersama perubahan UU ITE.
Daftar tersebut membantu menjelaskan mengapa kemiripan guratan bukan pusat seluruh pemeriksaan. Gambar yang tampak sangat menyerupai tanda tangan seseorang tetap menyisakan pertanyaan apabila asalnya tidak jelas. Sebaliknya, penilaian terhadap sebuah proses elektronik membutuhkan informasi di balik tampilannya.
Sebagai ilustrasi hipotetis, sebuah perusahaan menyimpan gambar tanda tangan direktur dalam folder bersama. Ketika gambar itu muncul pada surat persetujuan, perlu diketahui siapa yang mengaksesnya, siapa yang memasukkannya, dan apakah direktur menyetujui isi surat. Nama direktur di bagian bawah halaman belum menjelaskan rangkaian tersebut.
Tersertifikasi dan tidak tersertifikasi adalah kategori hukum
PP 71/2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Untuk kategori tersertifikasi, Pasal 60 mensyaratkan pemenuhan ketentuan keabsahan, penggunaan sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia, serta perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kategori tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa penyelenggara tersebut.
Dengan demikian, istilah tidak tersertifikasi tidak boleh langsung disamakan dengan pasti tidak sah. Pemenuhan persyaratan tetap perlu diperiksa. Demikian pula, gambar yang ditempelkan tidak otomatis dapat dinyatakan memenuhi seluruh syarat hanya dengan memberinya label tanda tangan elektronik.
Penjelasan Pasal 60 ayat (2) juga menyebut bahwa penggunaan kategori tersertifikasi atau tidak tersertifikasi berpengaruh terhadap kekuatan nilai pembuktian. Pernyataan itu tidak berarti hasil suatu sengketa dapat ditentukan hanya dari nama kategori yang digunakan.
Saat sebuah layanan memakai istilah seperti “aman” atau “terverifikasi”, pertanyaan berikutnya adalah apa yang sebenarnya diverifikasi. Apakah identitas orangnya, akses ke akun, sertifikatnya, atau perubahan pada dokumen? Label pemasaran perlu dipisahkan dari penjelasan mekanisme dan kategori hukumnya.
Ada ketentuan khusus untuk transaksi berisiko tinggi
UU 1/2024 menambahkan Pasal 17 ayat (2a) pada UU ITE. Ketentuan ini mengharuskan transaksi elektronik yang memiliki risiko tinggi bagi para pihak menggunakan tanda tangan elektronik yang diamankan dengan sertifikat elektronik. Penjelasannya mencantumkan transaksi keuangan yang tidak dilakukan dengan tatap muka secara fisik sebagai salah satu contoh.
Ketentuan tersebut perlu ditempatkan sesuai lingkupnya. Menyatakan bahwa semua transaksi cukup memakai gambar tanda tangan akan mengabaikan kemungkinan kewajiban khusus. Sebaliknya, menyatakan bahwa semua transaksi elektronik harus memakai metode yang sama juga memerlukan dasar yang sesuai.
Untuk transaksi tertentu, pemetaan perlu mencakup jenis transaksi, aturan sektoral, serta persyaratan bentuk dokumennya. Artikel ini tidak menentukan apakah sebuah transaksi individual masuk kategori berisiko tinggi atau metode tertentu telah memenuhi seluruh kewajibannya.
Informasi apa yang membantu memahami proses penandatanganan?
Penelusuran dapat dimulai dari hubungan antara orang, tindakan, dan berkas. Informasi berikut membantu membaca hubungan itu tanpa menganggap setiap layanan mempunyai fitur yang identik.
Pertama, identitas dan kewenangan. Siapa yang tercatat sebagai penandatangan, bagaimana identitasnya diperiksa, dan apakah ia bertindak untuk diri sendiri atau mewakili organisasi? Pemeriksaan identitas seseorang belum menjelaskan dasar kewenangannya mewakili pihak lain.
Kedua, tindakan persetujuan. Bagian proses mana yang menyatakan persetujuan terhadap isi dokumen? Catatan masuk akun perlu dibedakan dari catatan menyetujui suatu berkas. Jika sistem menggunakan kode sekali pakai, perlu diketahui tindakan apa yang dikonfirmasi oleh kode tersebut.
Ketiga, versi dokumen. Apakah berkas yang tersedia sekarang sama dengan berkas yang ditampilkan saat persetujuan? Catatan penandatanganan akan lebih mudah dipahami apabila hubungannya dengan dokumen tertentu dapat ditelusuri.
Keempat, perubahan dan informasi verifikasi. Apa yang dapat diperiksa dari berkas elektronik serta catatan layanan? Jika ada pemberitahuan perubahan atau informasi sertifikat, maknanya perlu dibaca menurut mekanisme yang digunakan. Ikon atau tulisan “valid” yang berdiri sendiri belum menjelaskan cakupan pemeriksaannya.
Contoh hipotetisnya adalah dua berkas bernama sama yang dikirim pada hari berbeda. Berkas pertama memuat jangka waktu tiga bulan, sedangkan berkas kedua enam bulan. Pertanyaan pentingnya ialah versi mana yang disetujui dan bagaimana hubungan itu dapat ditunjukkan kembali.
Simpan berkas beserta konteks yang menjelaskan persetujuan
Sebagai praktik pengelolaan informasi, berkas elektronik hasil penandatanganan sebaiknya disimpan bersama catatan pendukung yang tersedia. Catatan tersebut dapat mencakup pemberitahuan penyelesaian, riwayat tindakan, dan informasi verifikasi dari layanan terkait. Ini merupakan saran pengelolaan, bukan daftar dokumen wajib untuk semua transaksi.
Salinan cetak atau tangkapan layar dapat membantu pembacaan, tetapi sebaiknya tidak menjadi satu-satunya salinan yang disimpan. Tampilan tersebut belum tentu memperlihatkan informasi yang tersedia pada berkas elektronik asal. Persoalan konteks dan asal tangkapan layar dibahas tersendiri dalam pembahasan keterbatasan tangkapan layar sebagai bukti elektronik.
Perbedaan yang paling berguna untuk diingat adalah hubungan antara tampilan dan penjelasannya. Guratan memperlihatkan bentuk. Untuk memahami penandatanganan, diperlukan penelusuran mengenai siapa yang menyetujui, apa yang disetujui, dan bagaimana keutuhan dokumennya dapat diperiksa.
Artikel ini merupakan informasi umum mengenai hukum Indonesia, bukan penilaian keabsahan dokumen tertentu atau nasihat hukum personal.